Privaatsuspoliitika

Käesolev privaatsuspoliitika on kooskõlas Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusega (EL) 2016/679 (edaspidi määrus), isikuandmete kaitse seadusega, muude andmekaitset reguleerivate õigusaktidega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega.

Pärnu Haldusteenused on Pärnu Linnavalitsuse hallatav asutus, mis on ellu kutsutud linna omandis olevate objektide haldamiseks ja hooldamiseks ning linnakodanike teenindamiseks. Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ja Teile teenuste osutamiseks. Nende ülesannete täitmisel ja teenuste osutamisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.

Käesolev privaatsuspoliitika annab ülevaate Pärnu Haldusteenused poolt Teile teenuste osutamiseks töödeldavate isikuandmete kaitseks kasutatavatest põhimõtetest ja töötlemise viisidest. Pärnu Haldusteenused teenuseid kasutama hakates eeldame, et oled käesolevas privaatsuspoliitikas kajastatud põhimõtete ja tingimustega tutvunud ning nendega nõustunud. Pärnu Haldusteenused jätab endale õiguse vajadusel privaatsuspoliitika tingimusi muuta tehes selle kättesaadavaks veebilehel www.haldusteenused.ee. Privaatsuspoliitika tingimuste muutmine võib osutuda vajalikuks eelkõige seetõttu, et hoida see ajakohase ja kõigi isikuandmete kaitse nõuetega vastavuses.

I ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE

1.     Milliseid isikuandmeid me töötleme?

Pärnu Haldusteenused poolt kogutavad isikuandmed sõltuvad Teie poolt soovitud või kasutatavast teenusest. Pärnu Haldusteenused töötleb oma ülesannete täitmiseks ja Teile teenuste osutamiseks peamiselt järgmisi isikuandmeid:

• isiku nimi;
• kontaktandmed (aadress, telefon, e-posti aadress);
• isikukood;
• varem maetud isikute nimed.

Juhul, kui osutub vajalikuks küsida Teie käest täiendavaid isikuandmeid, siis võib see olla vajalik Teile teenuse osutamiseks.

2.     Millistel juhtudel me isikuandmeid töötleme?

• Te kasutate Pärnu Haldusteenused poolt osutatavaid alljärgnevaid teenuseid.

Samuti töötleme Teie isikuandmeid kui olete pöördunud asutuse poole kalmistuhooldusega seotud toiminguteks, matuse korraldamiseks ning täites muid tööülesandeid, mis tulenevad Pärnu kalmistute kasutamise eeskirjast. Isikuandmeid töödeldakse ka matmise registreerimisel kalmistu haldaja juures või infosüsteemis ning seoses hauaplatsi kasutusse andmise õigusega seotud toimingute puhul.

Isikuandmeid küsime ja töötleme me ka juhul, kui pöördute meie poole Pärnu linna omandis olevate eluruumide (sotsiaalmajad) haldamisega seotud küsimustega.

Isikuandmeid kogume ja töötleme ka Pärnu Vallikääru ja aasa kasutamisel seal toimuvate ürituste korral. Pärnu Haldusteenused haldab nimetatud ala elektri- ja veekulu, WC kasutamise võimalust ürituste ajal ning vajadusel ka järelkoristust Vallikäärus ja Vallikääru aasal. Kirjeldatud ala ja teenuste kasutamise eest koostatakse teenuse kasutajatele arveid, mille käigus töödeldakse füüsiliste isikute puhul ka Teie isikuandmeid.

Juhul, kui broneerite liiniliinilaeva pileti Munalaid-Manilaiu vahel, siis ka sel juhul töötleb Pärnu Haldusteenused Teie isikuandmeid. Andmeid kogutakse piletite broneerimiseks ja arvete koostamiseks.

Eeltoodud juhtudel on isikuandmete töötlemise aluseks üldjuhul Teie enda algatus (taotlus, avaldus, leping jne). Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse Teile teenuse osutamise eesmärgil.

• Te saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude.

Isikuandmete töötlemise aluseks on Teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.

Kui peame Teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kui meile saadetud selgitustaotlusele/ märgukirjale/ teabenõudele vastamine on mõne teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

Eraisikute poolt saadetud kirjad registreeritakse dokumendihaldussüsteemis. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav üksnes eraisikust saatja. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis ei ole tegemist füüsilise isiku andmetega ja sellised kontaktandmed võivad dokumendiregistris olla avalikud.

Juhul, kui Teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

• Te esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse.

Kui esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui meile saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on mõne teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid ka vastavast edastamisest.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav üksnes eraisikust saatja.

• Te kandideerite meile tööle

Tööle kandideerija poolt esitatud dokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad Pärnu Haldusteenused töötajad. Kandidaatide isikuandmed kogunevad kandideerimisnõuetest tulenevate dokumentide esitamisel, sealjuures:

• lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
• eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatega võib suhelda, soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks ning soovitajad on nõustunud, et Pärnu Haldusteenused võib nende poole teabe saamiseks pöörduda;
• on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid on Pärnu Haldusteenused tema kohta kogunud, kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
• ei avaldata teiste kandidaatide andmeid;
• mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid ei säilitata ja need hävitatakse;
• on kandidaatide andmed juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
  
  

II ISIKUANDMETE EDASTAMINE

Avaldame isikuandmeid kolmandatele osapooltele üksnes siis, kui seda on vaja Pärnu Haldusteenuste ülesannete täitmiseks või Teile teenuste osutamiseks ja üksnes ulatuses, mis on minimaalselt vajalik.

Kui keegi tahab teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.

Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Kui mistahes juhul osutub vajalikuks edastada andmeid väljapoole Euroopa Liitu või nendega võrdsustatud territooriumitele, on isikuandmete kaitse määruse artikli 45 kohaselt vajadus garanteerida isikuandmete kaitse võrdväärne tase väljapool ELi piire vähemalt samal tasemel, kui see on ELi piires. Juhul, kui sihtriigi territooriumil ei ole meile teadaolevalt isikuandmete kaitse tase võrdväärne ELi territooriumil kehtiva tasemega, siis me teavitama Teid vastavast asjaolust kirjalikult ning Teil on võimalik anda oma andmete edastamiseks või edastamise keelamiseks vastav kinnitus.

III ISIKUANDMETE SÄILITAMINE

Pärnu Haldusteenused säilitab oma ülesannete täitmiseks kogutud isikuandmeid selleks ettenähtud infosüsteemides, kus isikuandmetele ei oma ligipääsu ja neid ei kasuta selleks volitamata isikud. Kogutud ja säilitavatele isikuandmetel rakendatakse kõiki isikuandmete kaitse määrusest ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevaid turvaliseks ning õiguspäraseks töötlemiseks vajalikke organisatsioonilisi ja tehnilisi meetmeid.

Pärnu Haldusteenused ei hoia ega säilita isikuandmeid kauem, kui see on vajalik. Säilitamise vajaduse või seadusliku aluse lõppemisel või nõusoleku tagasivõtmise korral Teie isikuandmed kustutatakse. Säilitamise periood võib tuleneda Teiega sõlmitud lepingust, kehtivast seadusandlusest (nt raamatupidamisega seotud seadused või aegumistähtajaga seotud seadused, muu eraõigus) või Pärnu Haldusteenused õigustatud huvist. Kui andmesubjekt soovib olla unustatud, kustutame Teie andmed sellisel määral, mida seadusandlus ei reguleeri.

Lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.

Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtajad Pärnu Haldusteenuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu:

• Hauaplatsi hoolduslepinguid säilitatakse 7 aastat.
  
  

IV ISIKUANDMETEGA SEOTUD RIKKUMISED

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

V TEIE ÕIGUSED

Soovi korral saate rohkem teavet enda isikuandmete töötlemise kohta. Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab Pärnu Haldusteenused veenduma isiku isikusamasuses.

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks või neile juurdepääsu võimaldamiseks ei ole enam seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist, kustutamist või andmetele juurdepääsu võimaldamise lõpetamist.

Võimalik on paluda parandada või eemaldada Teie kohta käivad andmeid, mis on ebakorrektsed või mille talletamist Te ei soovi ja mille talletamiseks ei ole seaduslikku alust.

Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse.

Selleks on Teil võimalik saata digitaalselt allkirjastatud avaldus e-posti aadressil info@haldusteenused.ee.

Pärnu Haldusteenused vastab Teie poolt esitatud päringule või kaebusele mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul.

Isikul ei võimaldata tema kohta kogutud andmetega tutvuda, kui see võib:

• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
• takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
• raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
• ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Lisaks on Teil alati õigus ja võimalus enda isikuandmete töötlemise rikkumise kohta esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile. Kui Teie alaline elukoht on mõnes muus EL liikmesriigis, leiate vastava asutuse kontaktinfo siit.